基层法院电子诉讼档案服务效能发挥与数据安全管理之创新与思考

　　基层法院电子诉讼档案服务效能发挥与数据安全管理之创新与思考

　　——以许昌市建安区法院“四个一”档案管理模式为蓝本

　　法院电子诉讼档案的运用与数据安全管理涉及多个方面，‌包括档案的数字化、‌规范化管理、‌安全保密措施等，本文‌以许昌市建安区人民法院诉讼档案为蓝本，对电子诉讼档案的现状、社会运用与数据安全管理方面进行总结梳理，提出问题及对策，确保电子诉讼档案的安全性、真实性、‌完整性、‌有效性，‌并便于充分利用。

　　一、建安区人民法院电子诉讼档案运用与数据安全管理现状

　　近年来，许昌市建安区人民法院实施“四个一”档案管理模式，大力推进诉讼档案的规范化、智慧化、高效化建设，确保档案管理运用与数据安全工作双提升。档案室保存档案包括诉讼卷宗、文书档案、会计档案、基建档案、照片档案等，目前累计库存约11万册；年均借阅、浏览次数达2000次以上，不仅维护了数据安全，而且有效发挥了档案服务效能。

　　（一）“一把手”高位推动。 成立以院长为组长的档案保密工作领导小组，实现档案管理工作常态化。加大资金支持力度，以建设智慧法院为契机，实现了诉讼档案电子化、流转、阅览、打印一体化。同时建立起以档案室为中心，档案工作人员与各业务庭室书记员相互配合的档案管理网络，为档案工作的开展提供了良好的组织保障。目前，该院有档案管理工作几十年且经验丰富档案管理人员2名，新招录档案专业毕业的公务员1名，夯实了人员保障基础，使档案室管理工作更加规范化、科学化、高效化。

　　（二）“一体化”数智建设。诉讼档案卷宗实行电子诉讼档案与纸质诉讼档案同步生成制度，由承办庭室、档案室、扫描组三室联动，保障诉讼档案从收集材料之始至形成卷宗之终全部的信息化工作，并上传至电子档案管理系统。纸质档案与电子档案同步归档，能为审判执行工作提供优质高效的服务。自电子档案使用以来，每年电子档案挂接率可达98.65%。

　　（三）“一揽子”系统管理。为强化档案及数据安全管理，建立健全《档案查阅制度》《档案员岗位制度》《档案库房管理制度》《档案工作保密制度》《档案信息安全应急管理制度》等10余项相关制度，在原有制度的基础上，明确细节，强化管理，以制度为指导、以规范为约束，多措并举提高档案管理水平和数据安全标准。在档案室与业务庭室对接工作方面，档案室工作人员做好档案交接、归档、借阅等制度的督导落实；综合办设网络安全管理员2人，配合档案室实时监测，确保档案数据安全。

　　（四）“一站式”便捷服务。为方便当事人查询档案，在诉讼立案大厅设立档案查询机，提供查询引导、打印等便民服务。严格按照《档案查询制度》禁止无关人员查阅档案，以确保当事人隐私不被泄露，并核对材料手续、做好出借档案记录。2023年以来，当事人、律师等相关人员使用网络系统阅卷、查询、浏览3000余人次，真正做到“阅卷不出门，信息多跑路”的便民要求。

　　二、电子诉讼档案运用与数据安全管理方面存在的问题

　　法院电子诉讼档案运用与数据安全管理方面存在的问题主要包括电子卷宗的生成与应用不足、‌信息数据安全隐患、‌档案管理人才匮乏、‌智慧法院建设的不均衡、‌以及电子档案与纸质档案衔接问题。‌

　　（一）电子卷宗的生成与应用不足。在推进电子卷宗随案同步生成的过程中，‌存在对电子卷宗的理解不到位，‌未能充分发挥电子卷宗为法官办案提供智力支持的基本功能。‌此外，在技术应用上存在形式主义，‌智慧法院建设脱离审判工作需要及规律，‌导致相应系统缺乏实际应用价值。‌

　　（二）信息数据安全隐患。‌法院信息管理系统中的数据是整个法院系统的核心，其内部数据及案件全部或者部分材料本身即具有非公开性和保密性，存在潜在风险。‌如频繁使用存储介质导致计算机病毒传入、‌数据库遭破坏、‌服务器硬件故障等，已成为摆在所有法院面前的难题。

　　（三）专业档案管理人才匮乏。‌当前专业档案专业人员严重匮乏，‌转变人才观念迫在眉睫。‌需要重视对基层法院档案人才的培养，‌建设一支复合型创新型的现代化档案人才队伍。‌

　　（四）智慧法院成果运用不充分。‌智慧法院应用建设以服务干警、‌方便当事人诉讼为目标，‌但应用体验度量不高，‌主要原因在于人工智能司法应用层次低，‌重数据管理轻日常服务，‌导致系统实用性欠佳。‌

　　（五）电子档案与纸质档案衔接问题。在办案过程中采取单轨运行，‌但在归档环节仍然对电子文件纸质化处理后进行双套制归档，‌缺乏制度支撑。‌同时，‌基层法院面临各办案系统和档案管理系统新旧不一的问题，‌导致电子诉讼档案数据迁移和管理困难。‌

　　这些问题不仅影响了法院电子诉讼档案的有效运用，‌也威胁到数据安全管理的有效性，‌需要采取相应措施加以解决。‌

　　三、法院电子诉讼档案的运用与数据安全管理之对策

　　司法档案是人民法院审判工作和司法行政工作的历史记录。法院应重视档案工作，积极纠正档案管理工作中出现的各种不足，进一步改进档案管理工作。

　　（一）提高对档案工作重要性的认识。基层法院要重视档案工作，定期或不定期检查了解档案管理工作情况，及时解决档案管理中存在的问题和困难，必要时随时向上级法院反映情况。

　　（二）建立健全电子化档案管理制度。‌制定详细的归档工作流程及要求，‌明确电子档案材料的录入、‌整理、‌归档流程及质量要求。只有在文书立卷、归档、保管、调阅等各个环节都建立起严格制度以后，档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等六项工作才能正常地进行，才能防止和克服案卷超长期未归档等混乱现象，有效地发挥电子化档案的应有作用。

　　（三）加强诉讼档案信息安全工作。技术更新与系统建设：‌随着技术的发展，‌不断更新档案管理系统和技术，‌确保电子诉讼档案管理的现代化和高效化。‌例如，‌采用最新的档案存储技术，‌建立权责明确、‌覆盖档案数字化全过程的岗位责任制。‌这包括制定统一的管理制度，如制定并实施计算机网络安全管理制度、‌安装防杀毒软件和防火墙等。‌同时，‌对电子诉讼档案实行集中统一管理，‌并采取全程管理和规范标准，‌确保电子诉讼档案的真实、‌完整、‌有效和安全。

　　（四）确保档案工作人员的稳定性和政治性。档案工作人员要保持一定的稳定性、不要轻易调动，以便他们熟悉情况，积累经验，做好工作。档案工作人员调动时，一定要办好交接手续，避免发生混乱现象。同时，档案工作是一项机要工作，配备的人员必须在政治上完全可靠。：‌加强档案人员的专业培训，‌提高整体业务素质。‌这包括对档案人员、‌书记员进行档案业务培训，‌以及提升档案队伍的专业技能水平，‌确保卷宗归档工作的准确高效。

　　（五）‌建立严格的监督机制。‌对档案数字化全过程实行严格监督和管理。‌例如，‌通过定期通报制度，‌对不能按期归档的情况进行全院通报催收，‌并追究相关人员责任。‌‌

　　综上所述，基层‌法院电子诉讼档案的运用与数据安全管理需要通过数字化、‌规范化管理、‌安全保密措施、‌人员培训与配置、‌监督与管理以及技术更新与系统建设等多方面的措施来确保电子诉讼档案的有效利用和安全保管。‌

       作者：薛彩琴 冯涛